בכל הפקה של סרטי תדמית לעיריות ולרשויות מקומיות, מאוד חשוב לקחת בחשבון את הנושאים הבאים:
1. תהליך ספק מורשה- עיריות ורשויות מקומיות לא עובדות עם יותר מידי ספקים בכל תחום. זה גם נכון להפקת סרטי תדמית. בדרך כלל הן עובדות עם 2-3 חברות הפקה, אחריי שעברו תהליך אישור כספק מורשה, כולל מחירון, ואז בדרך כלל עבודות הפקה מנותבות אליהן. מידי פעם, מגיעים אנשים חדשים לארגונים אלה, שמנסים להוסיף ספקים. חשוב להשתתף בתהליכים אלה, כי זו הדרך להיכנס לרשות המקומית. חשוב להבין שמדובר בדרך כלל על תהליך ארוך, שלוקח זמן רב, ומחייב הרבה מאוד מסמכים שצריך לספק לרשות. בתהליך בדרך כלל גם סוגרים מחירים, מה שמאוד מגביל בהמשך, אבל- היתרון שמקבלים עוד ועוד עבודות.
2. תנאי תשלום- ברשויות אין כזה דבר 'תשלום מיידי'. כל התשלומים הם תמיד בשוטף+, כאשר ה + משתנה מרשות לרשות. בעבר כבר עבדנו מול רשות שתנאי התשלום אצלהם היו שוטף+ 90 (!!). כיום רוב הרשויות עובדות בשוטף+60 או שוטף +30. צריך בתמחור לקחת את זה בחשבון, וכמובן בתזרים המזומנים.
3. תחקיר ארוך – השלב הראשון בכל הפקת סרט תדמית הוא התחקיר אותו מבצעים עם הלקוח. בעבודה מול הרשויות, להרבה אנשים יש מה לומר, ולהרבה אנשים יש גם הרבה דעות. כשמבצעים את התחקיר, נפגשים בדרך כלל עם די הרבה אנשים, ותוך כדי פגישה מרגישים שכל אחד מושך בכיוון קצת אחר, שיותר מתאים לדעתו האישית, ולמטרות של הגוף עליו הוא אחראי. דיונים לכן מתארכים, ודי קשה לגבש הסכמה רחבה. תמיד יש הרגשה שחלק מרוצים, וחלק אחר פחות.
4. אישור תסריט מאוד ארוך – אחריי שסוכם התחקיר של סרט התדמית, הקופירייטר של חבר4ת ההפקה של סרטי התדמית מכין תסריט, שנשלח לאישור הלקוח. כמעט תמיד, זה מגיע לכך שחייבים לקיים פגישה נוספת עם הלקוח, בהשתתפות הקופירייטר, על מנת לדון ביחד האם התסריט אכן מעביר את המסרים העיקריים. שוב חוזרים אותם ויכוחים שהיו בשלב התחקיר, כאשר שוב אותם אנשים ממשיכים למשוך בכיוונים שונים, גם אחריי שהתחקיר הסתיים. ברוב המקרים מוכנסים הרבה מאוד שינויים, ונעשית שוב סבב אישור של הלקוח. מדובר על תהליך מאוד ממושך, עם די הרבה שינויים בתסריט, עד שהוא מאושר סופית.
5. צילום בוידאו – כמעט כל סרטי התדמית שהפקנו לרשויות מקומיות היו סרטים המבוססים על צילומי וידאו. אנשים מעוניינים שיראו אותם בסרט, שהם ידברו, כך שיהיה ברור מי באמת משפיע ברשות המקומית. יש כמובן הרבה ויכוחים מי יהיו אלה שיצטלמו, כי הרבה רוצים להצטלם, ומה שיוצר בסופו של יום סרטי תדמית מאוד ארוכים (כ 3-4 דקות).
6. אישור גרסה סופית מאוד ארוך– אישור גרסה סופית הוא כמעט תהליך 'ללא סיום'. המון המון ויכוחים, והמון בקשות לשינויים. אנחנו בכל הצעה מגבילים את מספר סבבי התיקונים ל- 2 סבבים ללא עלות. אם רוצים נוספים- שישלמו על כל שינוי. רק זה חותך את הויכוחים, והגרסה של סרט התדמית מאושרת. אחרת- זה כמו צ'ק פתוח, עוד ועוד שינויים עד שכולם מרוצים. חשוב להבין, מכיוון שיש כל כך הרבה אנשים בתהליך, תמיד יישארו אנשים שלא מרוצים מהתוצאה הסופית, באמת בלי קשר לסרט עצמו. צריך ללמוד לחיות עם זה.
לסיכום, סרטי תדמית המופקים עבור עיריות ורשיות מקומיות, הינו תהליך ארוך שמערב הרבה מאוד אנשים, כל אחד עם דעה משלו. צריך לדעת איך להתנהל בכזו סביבה, על מנת שניתן יהיה לסיים את סרט התדמית לרשות המקומית.
