השלט הנהדר הזה מסמל בצורה הכי אירונית את חשיבות התכנון המקדים. במיוחד, כשמדובר במחלקת תכנון שזה בעצם מה שהיא אמורה לעשות. לא תכננת מראש, ככה זה יראה. לנו כישראלים הכי קשה לתכנן מראש. זה כמעט לא בתרבות שלנו. אנחנו מעדיפים לצאת לשטח, להתמודד עם בעיות, ולאלתר פתרונות בשטח. בהרבה מקרים באמת גם מוצאים פתרונות יצירתיים מדליקים. אבל בוודאות מבזבזים זמן, לפעמים גם מבזבזים כסף, ובסופו של יום גם מתפשרים. אין ספק שלו כל פעילות מורכבת הייתה מנוהלת כמו שצריך, אחריי תכנון מוקדם, לא היה צריך כלל לאלתר פתרונות בשטח. נכון, תוספת תכנון מקדים ומנהל עולים כסף, ומייקרים את הפעילות, אבל בסופו של דבר אם מנהלים כמו שצריך- העלות בסופו של דבר יוצאת יותר נמוכה, והתוצאה הרבה יותר טובה, ובלי פשרות. לכן, אנחנו ממליצים שבכל הפקה של סרטון תדמית ימונה מנהל הפקה, שיהיה אחראי על כל התכנון המוקדם של ההפקה, וכן ינהל את כל הפעילות מהיום הראשון.
מה חייבים לתכנן מראש בהפקת סרטון תדמית?
בכל הפקה של סרטוני תדמית, הכוללים פעילויות מגוונות, כולל צילומים בשטח, מומלץ לבצע תכנון מקדים בנושאים הבאים:
1. להשתתף בתחקיר- השלב הכי ראשוני בכל הפקה של סרטון תדמית היא פגישת התחקיר בחברה. במהלך התחקיר לומדים את העסק, היכולות שלו, והבידול שלו ביחס למתחרים, כך שניתן יהיה להכין תסריט שמעביר בצורה הכי טובה את המסרים העיקריים. כחלק מהתחקיר, אנחנו ממליצים שמנהל ההפקה ישתתף בתחקיר, ויבצע סיור מקדים בשטח הצילומים המתוכננים, כך שיכיר את האפשרויות והצרכים בהמשך.
2. קביעת צוות הפקה- לאחר שנכתב התסריט, ואושר על ידי הלקוח, צריכים לגזור ממנו את הצוות שיבצע את ההפקה בפועל, כולל: צלם, עוזר צלם, תאורן, איש סאונד, מאפרת, עורכים, אפטריסטים, אנימטורים וכן הלאה.
3. גיוס שחקנים- מעבר לצוות שאחראי על ביצוע הפעילות, צריך לגייס מחברות הפקה של שחקנים, את כל אנשים הנוספים שאמורים להשתתף בהפקה, כגון: שחקנים, ניצבים, פריזנטורים וכן הלאה.
4. תאום מקומות הצילום- מקומות הצילום יכולים להיות מגוונים, החל מצילומיט חוץ בשטח, צילומי פנים בתוך עסקים, או צילומים באולפנים. כל פעילות התיאום מול כל הגורמים האחראים, הינה באחריות מנהל ההפקה.
5. נושאים מיוחדים- בכל הפקה יש פעילות מיוחדת עבור אותה הפקה. באחריות מנהל ההפקה לזהות מראש את כל הצרכים המיוחדים שנגזרים מהתסריט שנכתב עבור אותה הפקה, ולדאוג שהנושאים מטופלים.
מה צריך לנהל בכל הפקה של סרטון תדמית?
מיד שמסתיים כל התכנון המקדים, ומותנעת פעילות, באחריות מנהל ההפקה כל הנושאים הבאים:
1. ניהול כל הפעילות החוץ- כל תזמון הפעילות שמבוצעת מחוץ לחברה, מתוזמנת על ידי מנהל ההפקה, מול כל הגורמים הן בחברת ההפקה, הן אצל הלקוח, והן מול ספקי המשנה. במהלך כל הפעילות, מנהל ההפקה מלווה את הפעילות בשטח, ומוודא שכל מה שתוכנן מראש, ונדרש לצורך ביצוע אותה פעילות, אכן מתבצע לפי התכנון. במידה ונתקלים בבעיות בשטח, לא אמורים לאלתר. הבעיה מוצגת למנהל ההפקה, והוא זה שאחראי לפתרון הבעיה. זה נכון גם לגביי האנשים וגם לגביי הציוד. לדוגמא, ציוד התקלקל תוך כדי עבודה. מנהל ההפקה מיודע לבעיה, והוא זה שדואג לציוד חליפי במקום. כמובן, כבר בתכנון המוקדם לציודים קיטים בדרך כלל דואגים לכפל ציודים, כך שבעיה לא תתקע את הפעילות. פונים למנהל ההפקה, כאשר נתקעים בלי יכולת להתקדם בהפקה.
2. ניהול כל פעילות הפנים בחברת ההפקה- לכל פרויקט של הפקה, יש לוח זמנים מדוייק להפקה. מי שמנהל את כל הפעילות, ועובד לפי אותו לוח זמנים, ודואג לניהול תקין של כל מהלך הפעילויות, הוא מנהל ההפקה. כל מה שקורה ומתוזמן בתוך החברה, כולל הקצאות כוח אדם לכל משימה, על פי התכנן המוקדם, נעשה על ידי מנהל ההפקה. כמובן, אם במהלך הפעילות, עקב עומד נתקלים בבעיה, וחיבים למשל להעזר בגורמים חיצוניים, כל התקשורת מול גורמי החוץ, ותזמון הפעילות, מנוהל על ידי מנהל ההפקה.
3. ניהול תקציב ולו"ז של ההפקה- מי שאחראי על התקדמות לוח הזמנים של ההפקה של כל
סרטון תדמית, הוא מנהל ההפקה, תוך שמירה על התקציב שתוכנן מראש לאותה הפקה. זה בדיוק כמו ניהול פרויקט בחברת הייטק: אחריות ללוחות זמנים ולעמידה בתקציב. כלומר, חשוב לא רק לעמוד בלוחות הזמנים שנקבעו להפקה, אלא גם עמידה בתקציב שתוכנן לאותה הפקה.
